Trang chủ Tư vấn - Hỗ trợCách in file Excel tránh lãng phí giấy

Cách in file Excel tránh lãng phí giấy

Thường, các file Excel có nội dung không quá 2/3 trong một trang in. Vì vậy, nếu in hàng trăm file Excel theo cách vẫn làm, hàng trăm trang giấy sẽ bị lãng phí. Excel Join giúp khắc phục điều này.

Sử dụng

Nếu chỉ in khoảng hơn chục file, bạn nên dùng Excel Print Multiple Files cho nhanh, nhưng nếu in hàng ngàn file Excel, bạn hãy dùng Excel Join để kết nối các file.

Excel Join sẽ kết nối hàng loạt file Excel lại với nhau và tiết kiệm được rất nhiều giấy in. Công cụ này là trợ thủ đắc lực khi “In nhiều file Excel với Excel Print Multiple Files”.

Excel Join có thể tải tại http://tinyurl.com/22krrr, dung lượng 315 KB. Sau khi tải về, bạn hãy chạy chương trình.

Bạn xác định vị trí những file Excel muốn kết nối, sau đó, bấm phím Add Excel Files và tìm đến vị trí của những file còn lại trong máy. Nếu bạn lựa chọn nhiều file trong một folder thì bấm phím Ctrl rồi nhấn chuột lên những file còn lại. Cuối cùng, bạn nhấn phím Open để chuyển các file này vào cửa sổ làm việc của chương trình Excel Join.

Nếu số file đưa vào ít (dưới 10 file), bạn có thể chọn cách kết hợp mỗi file được tạo thành một Sheet trong Excel, file tổng hợp tạo ra sẽ dễ dàng kiểm soát hơn.

Để tạo được file kết hợp dạng này, bạn đánh chọn mục “Combine all files to one new workbook (multiple sheets)”. Nếu số file đưa vào quá lớn, việc tạo một file tổng hợp có hàng chục sheet sẽ làm file Excel nặng hơn và mở lâu hơn, vì vậy, bạn hãy chọn cách kết nối “Combine all files to one new sheet” để đưa các file vào chung trong một Sheet.

Các tùy chọn trong dòng “How would you like the combined data to be stacked?” bên dưới sẽ giúp tạo ra file Excel tổng hợp phù hợp với nhu cầu. Đánh chọn “Top to bottom” để nối các file Excel theo thứ tự từ trên xuống dưới trong một Sheet – kiểu này sẽ làm tăng trang nhưng file tạo ra đẹp hơn.

Nếu chọn “Left to right” thì file tổng hợp được nối tuần tự từ trái qua phải, do đó các trang Excel sẽ được phủ kín và tiết kiệm giấy khi in, tuy nhiên file tạo ra không đẹp.

Đặc biệt, bạn nên chọn kiểu nối “Left to right” nếu file Excel có các bảng biểu lớn.

Nếu muốn tổng hợp tất cả các file Excel trong một folder cụ thể, bạn có thể chọn lựa để đưa nhanh chúng vào cửa sổ làm việc của chương trình, bằng cách nhấn phím Add All Excel Files In Folder, lựa chọn thư mục chứa các file Excel muốn tổng hợp rồi bấm OK.

Hiện chương trình chưa hỗ trợ các file Excel của Office 2007 nên bạn cần chuyển đổi định dạng cho chúng. Cách chuyển đổi định dạng, bạn xem bên dưới.

Những file Excel nào đưa vào trước sẽ trở thành phần đầu của file tổng hợp, các file đưa vào sau, được sắp xếp tương tự trong file tổng hợp theo thứ tự. Do đó, bạn cần tiến hành kiểm tra thứ tự của những file Excel trong cửa sổ làm việc của chương trình để xem có file nào nằm sai vị trí không.

Nệ́u có file nào nằm không đúng vị trí, bạn hãy đưa nó đến vị trí thích hợp bằng cách bấm chọn file đó rồi dùng phím Move Up hoặc Move Down để đem nó đến vị trí phù hợp.

Trong trường hợp phát hiện đưa nhầm một file Excel, bạn chỉ cần bấm kép chuột vào file đó để xóa khỏi danh sách tổng hợp của chương trình. Sau cùng, bạn bấm phím “Combine” để Excel Join kết nối các file Excel lại với nhau.

Nên nhớ đặt tên file và lựa chỗ lưu cho file trong Pop-up hiện ra. Bây giờ bạn hãy xem lại các file! Chúng đã được kết hợp lại với nhau để máy gọn hơn, thao tác kiểm tra cũng đơn giản hơn, và khi in thì chắc chắn sẽ tiết kiệm giấy hơn rất nhiều.

Chuyển đổi định dạng Excel 2007

Bạn mở chương trình Excel 2007 rồi bấm chuột lên icon của Office 2007 ở góc bên trái.

Trong thanh menu, bạn nhấn chuột lên thẻ Excel Options.

Tiếp theo, bạn nhấn chuột lên mục Save ở bảng bên trái, sau đó trong dòng "Safe files in this format", bạn nhấn phím sổ xuống rồi chọn định dạng lưu mặc định mới là "Excel 97 - 2003 Workbook". Nhấn OK để xác nhận chọn lựa.

Bây giờ, hãy mở các file Excel 2007 lên rồi nhấn Ctrl + S để lưu lại bằng định dạng 2003.

Theo TP

Tags:

Acer TravelMate Timeline tiết kiệm điện Mẫu máy mới kết hợp sự chắn chắn, cổ điển của dòng máy TravelMate với thiết kế mỏng nhẹ của [...]	Dell làm mới netbook Inspiron Mini 10 Không chỉ thay đổi về “ngoại hình”, Dell Inspiron Mini 10 cũng được nâng cấp với vi xử lý thế hệ mới Intel Atom N450 công nghệ 45 [...]	Nghe nhạc ấn tượng với Q-mobile M45 Nhân dịp Noel và năm mới, Q-mobile giới thiệu dòng điện thoại thiết kế sang trọng với bàn phím Qwerty M45, kết hợp nhiều chức năng giải [...]
Laptop siêu nhẹ của Toshiba ra mắt Việt Nam Toshiba Portege T130 khi đã được lắp pin cũng chỉ nặng khoảng 1,76 kg. Máy trông rất mỏng và đẹp với ba màu đen, đỏ, [...]	2009 – năm phát đạt của netbook Nghiên cứu cho thấy trong năm 2009, sản lượng netbook đã tăng gấp đôi với doanh số tăng hơn [...]	10 máy ảnh số du lịch có kiểu dáng quyến rũ Đây là những camera mỏng và thời trang nhất giúp người sử dụng thêm tự tin khi đi chơi trong những ngày cuối [...]
Máy in đa chức năng của Fuji Xerox Dòng máy in đa chức năng Phaser 3200MFP B/N của Fuji Xerox có nhiều tính năng in ấn phong phú. Ngoài ra, sản phẩm còn được trang bị những tính năng chuyên nghiệp [...]	Sản phẩm nổi bật 2009-độc giả bình chọn Độc giả Số Hóa đã bình chọn HTC HD2 là điện thoại xuất sắc nhất 2009, bên cạnh Nikon D3s ở hạng mục camera, laptop MacBook vỏ nhựa và TV Sony Bravia [...]	Xem video HD trên netbook sẽ rất dễ dàng Netbook mới với vi xử lý Intel Atom Pine Trail 45 nm sẽ chơi tốt video định dạng Full HD 1080p khi được trang bị chip [...]
HP nâng cấp Envy 15 Envy 15 1050NR mới sử dụng vi xử lý Intel Quad-Core i7-720QM và được nâng cấp với card đồ họa rời ATI Mobility Radeon HD 4830, có giá bán 2.000 USD.> HP Envy 15 thực [...]	Dell Mini 9 nổ làm cháy sàn nhà Sau khi rút nguồn, mang máy xuống nhà và đặt trên sàn, chị Hannah, người Mỹ nghe thấy một tiếng nổ, kéo theo những tiếng xì hơi và khói bay nghi [...]	Q-mobile F446 công nghệ EDGE F446 là một trong những thế hệ điện thoại sử dụng công nghệ EDGE đầu tiên của Q-mobile được ứng dụng chipset MTK 6235. Nhờ vậy, tốc độ truyền tải dữ [...]
Bảo vệ toàn diện PC với Norton Internet Security 2010 So với phiên bản năm ngoái, NIS 2010 tốn ít bộ nhớ hơn trong khi vẫn phát huy được thế mạnh về bảo [...]	Bộ não mới của netbook chỉ tiêu thụ 7 Watt điện Vi xử lý Intel Atom N450 nền tảng Pine Trail 45nm mới cùng chip đồ họa tích hợp sẵn trên CPU sẽ là bộ não mới của [...]	Điện thoại Nokia X6 xuất hiện tại TP HCM Đây là điện thoại đầu tiên của Nokia sử dụng công nghệ màn hình cảm ứng điện dung với bộ nhớ trong lên đến 32 [...]

Cách in file Excel tránh lãng phí giấy

Danh mục sản phẩm

Tư vấn - Hỗ trợ

Khách hàng - Đối tác

Tin tức công nghệ